Datenschutzerklärung
Arvonis Pulse Patientenportal · Stand: 11.09.2026
Auf einen Blick
Zwei Stellen verarbeiten Ihre Daten, und zwar getrennt voneinander:
| Wer | Wofür | Wo Sie es finden |
|---|---|---|
| Arvonis | Ihr Benutzerkonto: Anmeldung, Zugang, Verbindung zu Praxen | Teil A |
| Ihre Arztpraxis | Alles, was Sie an sie senden: Anliegen, Nachrichten, Dokumente | Teil B |
Diese Trennung hat einen praktischen Grund: Ihr Konto gehört Ihnen und kann mit mehreren Praxen verbunden sein. Keine einzelne Praxis kann für ein Konto verantwortlich sein, das auch mit anderen Praxen verbunden ist — deshalb übernimmt Arvonis diesen Teil.
Teil A · Ihr Benutzerkonto — verantwortlich ist Arvonis
A1. Wer verantwortlich ist
Arvonis GmbH i. G.
Lindpaintnerstraße 49a, 70195 Stuttgart
E-Mail: info@arvonis.io
Fragen zum Datenschutz richten Sie bitte an: datenschutz@arvonis.io
A2. Welche Daten wir verarbeiten und warum
| Daten | Wozu | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| E-Mail-Adresse oder Mobilfunknummer | Anmeldung, Zusendung von Bestätigungscodes, Benachrichtigungen | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO — Erfüllung des Nutzungsvertrags |
| Passwort (nur als nicht rückrechenbarer Hash) | Anmeldung | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Bestätigungscodes | Prüfung, dass Sie es sind | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
| Anmeldezeitpunkte, IP-Adresse, Browserkennung Ihrer Sitzungen | Schutz Ihres Kontos vor unbefugtem Zugriff, Erkennung von Missbrauch | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO — unser berechtigtes Interesse an der Sicherheit des Portals |
| Die Information, mit welchen Praxen Ihr Konto verbunden ist | Damit Sie in einem Konto mehrere Praxen erreichen | Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO — Ihre ausdrückliche Einwilligung |
| Ihre Spracheinstellung und Benachrichtigungseinstellungen | Bedienung des Portals | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
Warum die Verbindung zu einer Praxis besonders geschützt ist. Dass Sie Patientin oder Patient einer bestimmten Praxis sind, verrät bereits etwas über Ihre Gesundheit — auch ohne dass wir wüssten, warum Sie dort sind. Solche Angaben zählen zu den besonders geschützten Daten. Wir verarbeiten sie deshalb nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung, die Sie bei jeder Kopplung erteilen.
Sie können diese Einwilligung jederzeit widerrufen, indem Sie sich in den Einstellungen von der jeweiligen Praxis entkoppeln. Der Widerruf gilt für die Zukunft; er berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung. Die bei der Praxis vorhandenen Behandlungsunterlagen sind vom Widerruf nicht erfasst (siehe Teil B).
A3. Was wir nicht tun
- Wir verwenden Ihre Daten nicht für Werbung.
- Wir verkaufen keine Daten.
- Wir werten Ihre Gesundheitsdaten nicht zu eigenen Zwecken aus.
- Wir verwenden Ihre Daten nicht zum Training von Systemen künstlicher Intelligenz.
- Es findet keine automatisierte Entscheidungsfindung und kein Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.
- Ihre Daten werden nicht in Länder außerhalb der Europäischen Union übermittelt.
A4. Wer Ihre Daten sonst noch verarbeitet
| Empfänger | Wofür | Wo |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen | Betrieb der Server und der Datenbank | Deutschland |
| netcup GmbH, Karlsruhe | Hosting des E-Mail-Servers, über den wir Ihnen schreiben (den Server betreiben wir selbst) | Deutschland |
Mit beiden bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Sie verarbeiten Ihre Daten ausschließlich nach unserer Weisung.
A5. Wie lange wir speichern
| Daten | Dauer |
|---|---|
| Kontodaten (E-Mail, Telefonnummer, Passwort) | solange Ihr Konto besteht |
| Bestätigungscodes | 10 Minuten, danach Löschung |
| Sitzungen | 90 Tage |
| Anmeldeprotokolle | 3 Jahre |
| Kopplungen zu Praxen | bis zur Entkopplung oder Kontolöschung |
| Nachweis Ihrer Einwilligung | 3 Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem sie ihre Bedeutung verloren hat |
Wenn Sie Ihr Konto löschen, sperren wir es sofort und löschen es endgültig nach vier Wochen. In dieser Zeit können Sie es zurückholen, falls die Löschung ein Versehen war.
Wenn Sie sich lange nicht anmelden, löschen wir Ihr Konto von uns aus — nach 36 Monaten, oder nach 12 Monaten, wenn keine Praxis mehr mit Ihrem Konto verbunden ist. Wir schreiben Ihnen 30 Tage und noch einmal 7 Tage vorher. Jede Anmeldung setzt die Frist zurück.
Trennt sich die letzte Praxis von Ihrem Konto, bleibt es bestehen. Sie können sich jederzeit mit einer anderen Praxis verbinden. Wir teilen Ihnen mit, dass keine Verbindung mehr besteht.
A6. Ist die Angabe Pflicht?
Die Angabe einer E-Mail-Adresse oder Mobilfunknummer ist für die Einrichtung des Kontos erforderlich. Ohne sie können wir Ihnen keinen Zugang einrichten — eine gesetzliche Pflicht zur Angabe besteht nicht. Ohne Konto können Sie das Portal nicht nutzen; Sie können sich selbstverständlich weiterhin auf allen anderen Wegen an Ihre Praxis wenden.
Teil B · Ihre Anliegen bei der Praxis — verantwortlich ist Ihre Praxis
B1. Wer verantwortlich ist
Dieser Teil gilt erst, wenn Sie Ihr Konto mit einer Praxis verbunden haben. Solange keine Verbindung besteht, verarbeitet niemand außer Arvonis (Teil A) Daten zu Ihrem Konto.
Für alles, was Sie über das Portal an eine Praxis senden, ist diese Praxis die Verantwortliche im Sinne der DSGVO. Welche Praxis das ist, sehen Sie im Portal unter „Einstellungen → Datenschutz & Datenverarbeitung". Ihre Praxis informiert Sie dort in ihrer eigenen Datenschutzerklärung über ihre Angaben und Ihre Ansprechpartner. Die folgenden Abschnitte beschreiben, was für jede Praxis auf dieser Plattform gilt.
B2. Welche Daten die Praxis verarbeitet und warum
| Daten | Wozu | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Vor- und Nachname, Geburtsdatum | Zuordnung Ihres Anliegens zu Ihrer Patientenakte | Art. 9 Abs. 2 lit. h DSGVO i. V. m. § 22 Abs. 1 Nr. 1 lit. b BDSG |
| Ihre Kennung im Praxisverwaltungssystem | Verknüpfung mit Ihrer bestehenden Akte | ebenda |
| Ihr Anliegen im Freitext | Bearbeitung Ihres Anliegens — was Sie schreiben, Beschwerden, Symptome, Terminanlass, Grund für eine Überweisung | ebenda |
| Angaben zu Ihren Medikamenten bei einer Rezeptbestellung | Ausstellung des Rezepts | ebenda |
| Nachrichten zwischen Ihnen und der Praxis | Kommunikation | ebenda |
| Von Ihnen hochgeladene Dateien, etwa Befunde oder Fotos | Bearbeitung Ihres Anliegens | ebenda |
| Von der Praxis für Sie bereitgestellte Dokumente | Übermittlung an Sie | ebenda |
| Ihre Einwilligung zum jeweiligen Anliegen | Nachweis nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO | Art. 7 Abs. 1 DSGVO |
Was das bedeutet. Diese Daten sind Gesundheitsdaten. Sie unterliegen der ärztlichen Schweigepflicht und werden nur von den Personen in der Praxis eingesehen, die mit Ihrem Anliegen befasst sind.
B3. Wer die Daten sonst noch verarbeitet
| Empfänger | Wofür |
|---|---|
| Arvonis GmbH i. G., Stuttgart | Betrieb der Software im Auftrag der Praxis |
| Hetzner Online GmbH, Gunzenhausen | Betrieb der Server und Speicherung der Dokumente |
| Der Softwarepartner, über den Ihre Praxis Arvonis Pulse bezieht | Bereitstellung der Software und Unterstützung der Praxis bei Störungen |
| Der Hersteller der Praxissoftware Ihrer Praxis | Übernahme Ihres Anliegens in die Praxissoftware |
Welcher Softwarepartner und welche Praxissoftware das im Einzelnen sind, hängt von Ihrer Praxis ab und steht in deren Datenschutzerklärung. Alle genannten Stellen sind vertraglich nach Art. 28 DSGVO gebunden und zusätzlich auf die ärztliche Schweigepflicht nach § 203 Abs. 4 StGB verpflichtet. Sie verarbeiten Ihre Daten ausschließlich auf Weisung der Praxis.
Bei Störungen kann es erforderlich sein, dass Beschäftigte des Softwareanbieters auf Daten in der Praxisoberfläche zugreifen. Das geschieht nur im erforderlichen Umfang, ist zeitlich begrenzt, wird protokolliert und der Praxis angezeigt.
Eine Übermittlung in Länder außerhalb der Europäischen Union findet nicht statt.
B4. Wie lange die Praxis speichert
Die Dauer bestimmt Ihre Praxis, nicht Arvonis. Sie ist die Verantwortliche für diese Daten und stellt die Frist in der Anwendung selbst ein.
| Daten | Dauer |
|---|---|
| Anliegen, Nachrichten, Anhänge, Dokumente | von Ihrer Praxis festgelegt — voreingestellt 24 Monate nach Erledigung des Anliegens, mindestens 6 Monate, höchstens 10 Jahre |
| Einwilligungsnachweise | 3 Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem sie ihre Bedeutung verloren haben |
| Protokolle über Zugriffe auf Ihre Daten | dieselbe Frist wie die zugehörigen Anliegen |
Wichtig zum Verständnis: Ihre Praxis muss Ihre Behandlungsunterlagen gesetzlich zehn Jahre aufbewahren (§ 630f Absatz 3 BGB). Diese Aufbewahrung erfolgt in der Praxissoftware, nicht in diesem Portal. Das Portal ist der Weg, auf dem Ihr Anliegen die Praxis erreicht — es ist nicht Ihre Patientenakte. Dass ein Anliegen hier nach Ablauf der Frist verschwindet, bedeutet deshalb nicht, dass Ihre Praxis es nicht mehr hat.
Zum Einwilligungsnachweis: Wir speichern dazu auch die IP-Adresse, von der aus Sie eingewilligt haben. Sie bleibt für die genannten drei Jahre erhalten — auch dann, wenn das zugehörige Anliegen bereits gelöscht ist. Das ist der einzige Fall, in dem nach der Löschung eines Anliegens noch etwas erhalten bleibt, das sich Ihnen zuordnen lässt. Wir brauchen ihn, um im Streitfall belegen zu können, dass eine Einwilligung vorlag.
B5. Ist die Angabe Pflicht?
Die Nutzung des Portals ist freiwillig. Sie können sich jederzeit auch telefonisch, schriftlich oder persönlich an die Praxis wenden. Ohne die genannten Angaben kann ein über das Portal gestelltes Anliegen jedoch nicht bearbeitet werden.
Teil C · Ihre Rechte
Diese Rechte haben Sie gegenüber beiden Stellen — gegenüber Arvonis für Ihr Konto, gegenüber Ihrer Praxis für Ihre Behandlungsdaten.
| Recht | Was es bedeutet | Norm |
|---|---|---|
| Auskunft | Sie können erfahren, welche Daten gespeichert sind, wofür, wie lange und wer sie erhält | Art. 15 |
| Berichtigung | Falsche Daten müssen korrigiert werden | Art. 16 |
| Löschung | Sie können die Löschung verlangen, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht | Art. 17 |
| Einschränkung | Statt zu löschen kann die Verarbeitung eingeschränkt werden, etwa während einer Prüfung | Art. 18 |
| Datenübertragbarkeit | Sie erhalten Ihre Daten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format | Art. 20 |
| Widerspruch | Sie können der Verarbeitung widersprechen, die auf berechtigtem Interesse beruht | Art. 21 |
| Widerruf der Einwilligung | Jederzeit, mit Wirkung für die Zukunft | Art. 7 Abs. 3 |
Im Portal selbst finden Sie unter „Einstellungen → Datenschutz & Datenverarbeitung" eine Exportfunktion für Ihre Daten und die Möglichkeit, Ihr Konto zu löschen.
Wichtig zur Löschung. Ihre Behandlungsunterlagen bleiben auch nach der Löschung Ihres Kontos bei Ihrer Praxis. Ärztinnen und Ärzte sind gesetzlich verpflichtet, sie zehn Jahre aufzubewahren (§ 630f Abs. 3 BGB). Art. 17 Abs. 3 lit. b DSGVO nimmt solche Daten ausdrücklich vom Löschanspruch aus.
An wen Sie sich wenden. Betrifft Ihr Anliegen Ihr Konto oder die Anmeldung, wenden Sie sich an Arvonis. Betrifft es Ihre Anliegen, Nachrichten oder Dokumente, wenden Sie sich an Ihre Praxis. Wenn Sie unsicher sind, schreiben Sie einfach an info@arvonis.io — wir leiten weiter und sagen Ihnen Bescheid.
Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren.
Für Arvonis zuständig ist:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg
Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart
Telefon: 0711 615541-0 · E-Mail: poststelle@lfdi.bwl.de
Für Ihre Praxis ist die Aufsichtsbehörde des Bundeslandes zuständig, in dem die Praxis ihren Sitz hat.
Teil D · Technische Hinweise
D1. Cookies und Speicherzugriffe
Das Portal setzt ausschließlich Cookies und vergleichbare Speicherzugriffe, die für den Betrieb unbedingt erforderlich sind — im Wesentlichen Ihr Anmeldezustand und Bedienungseinstellungen. Nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG ist dafür keine Einwilligung nötig.
Wir setzen keine Analyse-, Tracking- oder Werbe-Cookies ein. Es sind keine Inhalte Dritter eingebunden, die Ihre Daten abrufen könnten.
D2. Sicherheit
Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Dazu gehören insbesondere:
- durchgehend verschlüsselte Übertragung (TLS),
- Speicherung von Passwörtern und Zugangscodes ausschließlich als nicht rückrechenbarer Hash,
- verpflichtende Zwei-Faktor-Authentifizierung für alle administrativen Zugänge,
- verschlüsselte Speicherung Ihrer hochgeladenen Dokumente und Anhänge,
- Trennung der Daten verschiedener Praxen auf Datenbankebene,
- ein manipulationsgeschütztes Protokoll über jeden Zugriff auf Patientendaten,
- Verpflichtung aller zugriffsberechtigten Personen auf die ärztliche Schweigepflicht,
- regelmäßige Sicherheitsprüfungen der Anwendung.
D3. Das Widget auf der Internetseite Ihrer Praxis
Bindet Ihre Praxis auf ihrer Internetseite ein Kontaktformular von Arvonis Pulse ein, gelten dafür die Angaben in der Datenschutzerklärung Ihrer Praxis. Verantwortlich für die Internetseite ist die Praxis.
D4. Änderungen dieser Erklärung
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Die jeweils aktuelle Fassung finden Sie unter dieser Adresse. Bei wesentlichen Änderungen informieren wir Sie gesondert.